Overview

Assistant de direction H/F Job at IFPEN – Rueil-Malmaison (92)

Informations générales

Référence

2022-865

Attributs du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction H/F

Statut

OETAM

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps plein

Localisation du poste

Lieu d’exercice

rueil-malmaison

Description du poste

Contexte

Dans le cadre d’un remplacement (départ en retraite),

Mission(s) principale(s) et activités

Au sein de la DSI, pour 50 % de votre temps, vous aurez la responsabilité d’assister le Directeur et les Chefs de Département pour

  • Organiser les réunions
  • Gérer les agendas, filtrage téléphonique, mails, courriers, …
  • Préparer et mettre en forme les comptes rendus, documents, présentations… et assurer l’enregistrement de ces documents
  • Gérer les ordres de mission, les notes de frais, les demandes d’achats et l’horaire variable (gestion des temps)
  • Garantir la circulation des informations au sein de la direction et des départements
  • Assurer l’animation et la mise à jour du site intranet de la direction DSI
  • Participer à la gestion de la distribution des bureaux pour accueillir les nouveaux arrivants, stagiaires et thésards
  • Assurer le budget et les commandes de fournitures du secrétariat

Vous travaillerez pour l’autre moitié de votre temps en partenariat avec les assistantes de la Direction Sciences et Technologies du Numérique sur des tâches de gestion et d’organisation variées telles que la mise à jour des données de la Direction (liste du personnel, DAP, congrès, projets déposés et acceptés etc.), l’organisation des missions du Personnel (OM, NDF, visas, commandes de billet et d’hébergement…), la diffusion d’informations, la gestion des temps, les commandes, le remplacement de l’assistante de direction lors de ses absences…

Critères candidat

Diplôme(s), niveau d’études

Bac – Bac + 2 (assistante de directoon, support à l’action managériale…)

Expérience(s) professionnelle(s) souhaitée(s) (nature, durée, précisez si débutant accepté)

Première expérience souhaitée en assistanat de direction

Compétences techniques et aptitudes

Compétences techniques:

  • Maîtrise des outils informatiques de bureautique (NTIC, …)
  • Pratique de l’anglais souhaité (oral, écrit)

Compétences comportementales:

  • Un travail en équipe pour garantir un service et un accueil en continu
  • De l’engagement au service d’une performance collective
  • Respect de la confidentialité

Information publication

Accessible aux personnes porteuses d’un handicap :
Oui

About the Company

Company: IFPEN –

Company Location:  Rueil-Malmaison (92)

Estimated Salary:

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